Normes 2018 caisse enregistreuse


CDM-OI en tant qu'éditeur de logiciels, 100 % réalisés à la Réunion par des Réunionnais, vous délivre une attestation pour tout achat de caisse et logiciel avec la Norme 2018. Loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.
Extraits des textes : www.economie.gouv.fr


Dans le cadre de la loi de finances pour l’année 2018, un renforcement du dispositif de certification des logiciels de caisse a été lancé. À qui s’adresse-t-il ? Quelles obligations pour les professionnels ? Explications.


Qui est concerné par l’obligation de certification ?

La loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.
Elle concerne par contre tous les commerçants et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus.

Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :
  • professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
  • professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
  • professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
  • professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
  • entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Vous êtes concernés par l’obligation de certification si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne.
Par ailleurs, le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.
La direction générale des Finances Publiques (DGFiP), chargée du contrôle du respect de cette obligation, accompagnera en 2018 les entreprises dans la première année de mise en place du dispositif. La diligence des entreprises pour se mettre en conformité sera prise en compte à l'occasion des contrôles. Néanmoins, une amende d'un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n'ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité. Le format de l’attestation peut être un document physique ou bien un document dématérialisé.
Il peut s’agir soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité soit d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité suivant le modèle établi par l’administration fiscale.

Qu'est-ce qu'un éditeur de logiciel ?

On entend par « éditeur » du logiciel ou du système de caisse la personne qui détient le code source du logiciel ou système et qui a la maîtrise de la modification des paramètres de ce produit.

42. L'attestation individuelle de l'éditeur doit-elle respecter un certain formalisme ?

Éléments de réponse :
L'attestation doit être individuelle, c'est-à-dire délivrée nominativement à l'assujetti à la TVA qui la produit.
L'attestation doit être établie par l'éditeur du logiciel ou du système de caisse ou par son représentant légal lorsqu'il
s'agit d'une société.
Elle doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation,
de conservation et d'archivage des données.
Elle doit indiquer précisément :
- le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système ; - la date d'acquisition du logiciel ou système par l'assujetti à la TVA. L'attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple , par téléchargement en ligne d'une attestation à compléter par l'assujetti pour y mentionner notamment son identité complète). Pour plus de précision, il convient de se reporter à la doctrine administrative2. L'attestation doit être conforme au modèle fourni en BOI-LETTRE-000242


48. L'attestation peut-elle être centralisée dans les cas où les systèmes déployés sont identiques pour l’ensemble des points de vente d'une chaîne de magasins ou les filiales d'un groupe ?

Éléments de réponse :
Dans les cas où les systèmes de caisse déployés pour l'ensemble de points de vente d'une même entité juridique sont absolument identiques en tout point, une seule attestation produite au nom de la personnalité juridique de cette entité est admise. Voir le lien suivant pour plus d’informations : www.economie.gouv.fr


25. Quelles sont les données de caisses à conserver et doit-on le faire tous les jours ou tous les mois ? Uniquement le Z ou le détail ?

Éléments de réponse :
Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement le Z.
Un assujetti qui ne conserve que les Z ne respecte pas les obligations de conservation prévues à l'article L. 102-B du livre des procédures fiscales.
Cette définition répond à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non par des données agrégées résultant de traitements automatisés.
Les données de détail d'une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées.
Ainsi, avant la purge des données élémentaires conservées dans le système de caisse, l'ensemble des données précitées et enregistrées depuis la dernière opération d'archivage doivent être conservées.
Après la purge, opération d'archivage qui a pour objet de transférer les données conservées vers un support externe, seuls les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures (soit les grands totaux journaliers, mensuels, annuels et de l'exercice et le total perpétuel) doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité.
Les données de traçabilité de la procédure de purge/archivage doivent être conservées.


29. Quelles sont les attentes pour la clôture mensuelle obligatoire dans un système de caisse par rapport à la clôture journalière ?

Éléments de réponse :
Des précisions ont été apportées sur ce point aux n° 160 et suivants du BOI-TVA-DECLA-30-10-30.
Pour les systèmes de caisse, l'obligation de clôture est : journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice).
La doctrine administrative précise par ailleurs que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ».
Parmi ces données figurent le grand total pour la période comptable, le total période et le total perpétuel.
Toutes les données enregistrées doivent être conservées. « Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ».
La clôture mensuelle permet aussi la totalisation du chiffre d'affaires ventilé par taux de TVA.

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